Ефективність гуманітарних ініціатив ADRA Ukraine багато в чому залежить від роботи MEAL-відділу. Адже завдяки аналізу та візуалізації зібраних даних на місцях проєктними командами благодійна організація постійно вдосконалює підхід до реалізації проєктів та підвищує рівень підзвітності перед бенефіціарами, партнерами та донорами. Сьогодні ми спілкуємося з Марком Куліком, координатором відділу MEAL.

— Марку, розкажіть, чим займається Ваш відділ і яку роль він відіграє у благодійній організації?

— MEAL — це абревіатура від Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning. Тобто це відділ моніторингу, оцінки, підзвітності та навчання. До складу відділу входять: MEAL-координатор — той, хто очолює відділ, два MEAL-офіцери — фахівці, які безпосередньо взаємодіють із проєктами та здійснюють MEAL для кожного з них. У кожному проєкті є складова MEAL — це моніторинг даних, оцінка, аналіз інформації під час реалізації проєкту та пост-моніторинг. Існує кілька видів оцінки, наприклад, оцінка всередині проєкту, яка допомагає скоригувати його в процесі реалізації та сприяє прийняттю рішень.

MEAL-офіцери комунікують із проєктними менеджерами та/чи координаторами напрямків, аналізують зібрані дані, проводять пост-моніторинг та оцінку наданої допомоги та проєкту у цілому. З кожним MEAL-офіцером взаємодіє MEAL-спеціаліст баз даних. Це дещо відрізняється від звичайної позиції спеціаліста баз даних, адже в межах нашої організації є фахівці, які просто збирають дані та вносять їх у базу в межах конкретного проєкту. Натомість MEAL-спеціаліст баз даних аналізує цю інформацію разом із MEAL-офіцером, перевіряє її цілісність, правильність внесення та коректність обробки.

Далі, у кооперації з MEAL-офіцером, відбувається верифікація даних (QA — Quality Assurance). Наприклад, якщо було роздано певну кількість продуктових або гігієнічних наборів, бенефіціар при отриманні надає свої особисті дані, такі як ПІБ або ідентифікаційний код, щоб підтвердити свою особу. Це дозволяє уникнути фальсифікацій, забезпечує прозорість процесу та підзвітність.

Таким чином ми можемо переконатися, що конкретна людина справді отримала допомогу. Якщо буде потрібно, ми зможемо підтвердити це документально: у нас є заповнені бази даних і копії підтверджувальних документів. Це компонент підзвітності, яким займаються MEAL-офіцери та MEAL-спеціалісти баз даних у співпраці.

До складу нашого відділу входять також два MEAL-оператори кол-центру. Вони відповідають за обробку звернень, зворотний зв’язок із бенефіціарами, внесення даних у базу отриманих скарг чи пропозицій та роботу на гарячій лінії. Окрім цього, вони допомагають у проведенні пост-моніторингів, які зараз тривають. Це опитування бенефіціарів після отримання допомоги, що дозволяє оцінити її ефективність і з’ясувати, чи справді вона дісталася тим, хто її найбільше потребує. Опитування проводиться лише для вибірки отримувачів, оскільки телефонувати всім тисячам бенефіціарів немає сенсу та можливості.

— Як реалізовується компонент навчання у вашому відділі?

— Компонент Learning передбачає аналіз засвоєних уроків (lessons learned). Зараз ми розробляємо шаблон для такої оцінки. Плануємо організовувати зустрічі з проєктними командами для обговорення сильних сторін, які варто зберегти й використовувати в майбутніх проєктах. Також розбиратимемо проблемні аспекти, щоб зрозуміти, що можна було зробити інакше та які рішення були б ефективнішими.

— Чи можете описати роботу MEAL-відділу на прикладі конкретного проєкту?

— MEAL є невід’ємною частиною кожного проєкту. MEAL-офіцери оцінюють його з незалежної точки зору. Наприклад, один із великих проєктів, над яким я працював, — LEAP (за підтримки уряду Канади та канадського представництва ADRA).

Я приєднався до цього проєкту вже в середині другої фази. Він складався з двох компонентів: A і B. Перша частина реалізовувалася з 2022 року до квітня 2023 року, а друга — з квітня 2023-го до липня 2024 року. У межах проєкту здійснювалися такі активності: евакуація (разом із поверненням людей додому), грошова допомога MPCA, психосоціальна допомога MHPSS, а у компоненті B додалося ще фінансування прихистків (CCCM) у Дніпропетровській, Львівській і Чернівецькій областях.

З боку MEAL ми допомагали розробляти бази даних для психологів, щотижня збирали й аналізували статистичні дані, проводили пост-моніторинг MPCA активності. Через зміну сум виплат ми підготували два пост-моніторингові звіти для проєктного менеджера. Також ми допомагали верифікувати бази даних щодо евакуації та розробляли форму зворотного зв’язку й чек-лист для прихистків. Упродовж усього проєкту ми тісно співпрацювали з проєктними менеджерами та координаторами, аналізували ситуацію й знаходили способи покращення процесів.

— Ви анонсували новий інструмент — дашборд. Що це таке і як він працює?

— Це візуальний інструмент для відображення даних щодо покритих бенефіціарів і наданої допомоги. Його використовуватимуть наші партнери, донори та офіси, що нас підтримують. Дашборд містить усі наявні зібрані дані з 2022 року до сьогодні.

Ідея його створення виникла ще до мого приходу у відділ. У 2024 році наші спеціалісти баз даних почали активно вивчати Microsoft Power BI — інструмент для візуалізації та аналітики даних. Вони експериментували, створювали дашборди для кожного проєкту, а паралельно розробляли загальний дашборд, який відображає інформацію про всі покриті категорії, обсяги допомоги та регіони її надання.

На першій сторінці дашборду — карта України, де можна побачити допомогу за секторами, донорами та проєктами. Всі елементи інтерактивні, тобто можна вибрати сектор, переглянути активності, терміни реалізації та основні показники.

На другій вкладці — інформація про бюджети всіх проєктів організації. Тут можна дізнатися про всі проєкти з 2022 року до сьогодні, їхніх донорів, часові рамки та бюджет.

Цей інструмент дозволяє партнерам і донорам зручно та швидко переглядати інформацію, вибирати потрібні категорії та отримувати аналітику. Дашборд розміщено на корпоративному SharePoint, і наші менеджери можуть надавати доступ зацікавленим сторонам.